Risulta essere possibile trasferire dati presenti all’interno di una tabella, di una query, di una maschera, di un report in un foglio di lavoro di Excel, prendendo in considerazione il pulsante Excel che si trova nella scheda Dati esterni, sezione Esporta. Nella finestra Esporta – Foglio di calcolo di Excel, nella prima casella in alto, viene indicato il percorso predefinito di salvataggio della cartella di lavoro che conterrà i record trasferiti. Il nome del file è lo stesso dell’oggetto da cui sono stati prelevati i dati. Se si desidera salvare in una posizione diversa bisogna cliccare sul pulsante Sfoglia.
Nella seconda casella bisogna scegliere il formato del file che può essere relativo ad:
– una cartella di lavoro di Excel (*.xlsx);
– una cartella di lavoro binaria di Excel (*.xlsb);
– una cartella di lavoro di Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls);
– una cartella di lavoro di Excel 97 – Excel 2003 (*.xls).
Al di sotto di queste due caselle ci sono tre opzioni. La prima – Esporta dati con formattazione e layout – è sempre attiva nel caso in cui i dati da trasferire riguardano tabelle e query; selezionando tale opzione viene sbloccata anche la seconda opzione che si riferisce all’apertura del file al termine dell’esportazione. Tuttavia, nel caso di esportazione di dati da una maschera o da un report l’opzione attiva è la seconda. Cliccando su tale opzione, le altre due rimangono comunque disattivate.
La terza opzione – Esporta solo record selezionati – è cliccabile soltanto se sono stati selezionati dei record.
Dopo aver selezionato le opzioni che interessano, si clicca sul pulsante Ok, in questo modo, si apre la cartella di lavoro di Excel che conterrà i dati importati dal database. Ovviamente, l’apertura della cartella di lavoro è legata alla selezione relativa alla casella: Apri file di destinazione al termine dell’esportazione.
Nella finestra Esporta – Foglio di calcolo di Excel, è possibile salvare i passaggi dell’esportazione cliccando sulla casella omonima. Selezionando tale casella vengono visualizzati due nuovi campi: Salva con nome e Descrizione.
E’ importante salvare un’esportazione perchè se vengono apportate modifiche si può far clic sul pulsante Esportazioni salvate e nella finestra che si apre, in basso a sinistra, premere Esegui. Dopo aver premuto il pulsante Esegui, al centro dello schermo compare una finestra nella quale viene chiesto se si desidera aggiornare il file.